Організація заходів

Як правильно організувати захід?

Агенція “Digital Marketing Agency” допоможе в організації ділових, бізнес-заходів, виставок, конференцій.

Успішно організувати будь-який захід непросто! Організувати подію власними силами якщо Ви цим ніколи не займалися, просто неможливо! Адже потрібно врахувати багато “нюансів”. В цій статті ми розкажемо Вам що потрібно врахувати щоб захід був успішним! Ось і завершився ще один проєкт. Наша команда змогла організувати міжнародну конференцію.  Так це не перша конференція яку ми організували! Але ми підняли планку ще більше! Цей шлях був непростим, але ми впоралися. Тепер ми хочемо поділитися з Вами порадами як за допомогою графіки, дизайну, соціальних мереж, інформаційних повідомлень, та спілкуванню можливо успішно організувати міжнародний захід.

 

1Цілі. Для початку вам потрібно визначитися що саме ви очікуєте від заходу який ви організовуєте. Наша мета була зібрати найкращих фахівців будівельної галузі та привернути їхню увагу саме на наш захід (конференція проходила в рамках будівельної виставки).

З однієї сторони це “+” що подію вирішили проводити в рамках будівельної виставки тому, що концентрація фахівців на один квадратний метр максимальна! З іншої сторони великий “-” та ризик! Адже як зробити програму конференцію привабливою та не втратити цікавість учасників протягом всього заходу! Щоб учасники брали участь у всій програмі, а не розпорошилися на “будівельній виставці” адже там скільки всього нового та цікавого!

2План. В першу чергу потрібно зрозуміти хто наш потенційний учасник “клієнт”. Для кого ми організовуємо захід? Наступним кроком розробка рекламної компанії, стратегія необхідна щоб розподілити обов’язки та вибудувати систематичні дії завдяки яким відвідувачі мають звернути увагу саме на ваш проєкт. Підготувати всі площини в яких ви плануєте робити рекламу. Реалізація практично усіх функцій керування рекламою тісно пов’язана з проблемою фінансування, розробкою та виконанням рекламного бюджету. Формування бюджету сприяє чіткому визначенню цілей рекламної діяльності та розробці програм щодо їх досягнення. Розроблений бюджет дозволяє ефективніше розподіляти ресурси в процесі практичної реалізації планів, чітко визначити основних виконавців. Він же допомагає забезпечити контроль не тільки за витратою коштів на рекламу, але й за ефективністю рекламної діяльності в цілому. За останні декілька років інформаційні стрічки Ваших соц.мереж давно перестали бути особистим простором. Це вже не лише ваші думки та особисті речі. Це простір яким Вас оцінюють! Так це власна рекламна площадка! Професійний підхід та робота зі сторінками в соц. мережах дозволить стати Вам та вашому бренду частиною особистого для людей. Отже, для того щоб розпочати інформаційну компанію про захід вам потрібні як мінімум мати сайт, сторінку в Facebook та Instagram. І не просто мати в наявності інформаційні ресурси, потрібні фахівці (фахівець) які знають як працювати. 3Підготовка інформаційних матеріалів по Вашому заходу. Для того щоб рекламна кампанія Вашого заходу вважалася вдалою необхідно заздалегідь створити певний комплекс матеріалів які ви будете рекламувати з певною періодичністю (статті, фото, відео, інформаційні повідомлення). Ми підготували декілька прикладів ефективних методів зацікавлення людей відвідати саме Ваш захід:

Підготовчі моменти!

Для запуску рекламної кампанії будь-якого заходу має бути:

• Наповнений сайт
• Сторінка Facebook та Instagram

Одним із головних моментів для організаторів залучитися підтримкою партнерів, щоб вони також рекламували подію серед своїх користувачів, та учасників власних ресурсів.

Приклади новин в соціальних мережах з використанням графічного редактора та відеореклами.

Що таке таргетована реклама і як вона працює?

Таргетована реклама у соціальних мережах є одним з інструментів для просування будь-якої події чи заходу. Особливість такого виду реклами в тому, що тематичні оголошення показують тільки цільовій аудиторії, яка зацікавлена у вашій пропозиції. Таргетована реклама бере до уваги дані, отримані під час відстеження активності користувачів у мережі, історію пошуку і персональну інформацію з профілів (наприклад, Facebook). Вона дозволяє сфокусуватися на аудиторії з конкретними інтересами та уподобаннями. Такий підхід дозволяє оптимізувати рекламний бюджет, скоротити витрати і підвищити ефективність кампанії. Таргетована реклама націлена на аудиторію, яка зацікавлена у вашому продукті або пропозиції. Вона більш результативна, ніж інші рекламні канали, які намагаються охопити найбільшу аудиторію.

Будь-яка подія спрямована на те, щоб зібрати максимум цільової аудиторії. Але звідки аудиторія дізнається про подію? Реклама може бути різною, але найефективнішим напрямком визнана саме відеореклама. Тому що вона здатна сильніше інших форматів впливати на емоції. Ось один з відеороликів який рекламував подію

Перед тим як робити розсилки та інформувати людей де і коли відбудеться захід потурбуйтесь про програму Вашого заходу, щоб потенційні відвідувачі та учасники могли детально ознайомитися з тим що ви пропонуєте.

• Масові розсилки

На даному фото Ви можете побачити коротку інформацію по конференції 

• Назва
• Дата
• Теми які будуть підійматися для обговорення
• Кнопка реєстрації
• Соціальні мережі де можна більш детально ознайомитися з часом побачити програму

Добре створена розсилка призведе до зацікавленості людей Вашим заходом, але якщо пропустити хоча б одну деталь то більшість листів потрапить до СПАМУ!

 

Друкована продукція

Також не варто забувати про друковану продукцію! На сьогодні існує безліч видів друкованої продукції. Всілякі каталоги та брошури, листівки та буклети, проспекти, календарі, візитівки. При організації будь-якого заходу потрібно розробляти власний “бренд бук” події, а також розробляти велику кількість різних друкованих матеріалів для учасників.

Рекомендуємо також використовувати інформаційні листи в яких відвідувач або учасник може більш детально ознайомитися з інформацією доповідей. Сьогодні неможливо уявити життя без друкованої продукції, а в нашому випадку всі матеріали які використовуються для заходів (конференції) мають зразу два цільових призначення інформація та реклама, адже будь-яка конференція чи інший захід мають на своїй меті кілька завдань! Хоч більшість означених прикладів показувати тенденцію переходу реклами на електронні ресурси, проте поліграфічна продукція в силу технологічного розвитку залишається актуальною та що має попит на ринку рекламно-інформаційних послуг. Банер, банерна сітка, самоклеюча плівка, просвітний чи глянцевий папір, фотошпалери, бігборди, сітілайти, фотошпалери, друк на художньому полотні. Переважно використовується така друкована продукція: Візитка, календар, флаєр, листівка, блокноти, євро флаєри, самоклеючий папір, інші  формати друкованої продукції. Також можливий друк на флешках, ручках, чашках, друк на футболках, друк на пазлах.

Інші види реклами

Крім власне рекламних засобів, існують й ефективно застосовуються в турбізнесі елементи public relations (PR). До них, зокрема, відносяться презентації, клубні зустрічі, семінари, інформаційні статті, що містять сховану рекламу (чи конкретної країни, чи видів відпочинку), а також пряме поштове розсилання презентаційних та інформаційних матеріалів.

На відміну від рекламних засобів, у яких матеріали, розташовані у певних джерелах, протягом досить тривалого часу залишаються статичними, тобто їх зображення не змінюється, методи PR припускають постійну динаміку. Наприклад, у тому випадку, якщо матеріали для адресного розсилання грамотно продумані, а їхня структура підпорядкована вивіреній концепції, то протягом навіть одного календарного місяця із застосуванням і пошти, і факсу, і електронних методів, фірма здатна рекламувати себе в режимі безпосереднього спілкування з потенційним клієнтом у динаміці.