Як організувати конференцію?

Як організувати конференцію?

Як організувати конференцію?

Як організувати конференцію?

Правила організації конференції!

Цей пост про досвід організації конференції!

Як це не дивно, зі складнощами при організації наукових або бізнес конференцій, форумів можуть стикатися не тільки новачки, але також і ті, хто давно працює в цьому бізнесі.

Річ у тому, що дуже часто, повторюючи одні й ті ж дії, людина може перестати звертати увагу на деякі деталі, які, у свою чергу, є дуже важливими.

У цій статті ми розкриємо декілька пунктів, які грають дуже важливу роль при організації конференції.

Наша агенція має досвід організації конференцій різного масштабу від регіональних рівнів до міжнародного масштабу.

Організація конференцій непросте завдання!  Особливо якщо подія міжнародного масштабу. Потрібно одночасно слідкувати за виконанням багатьох завдань!

Для успішного створення подібних подій потрібно мати в наявності колектив фахівців які знають та люблять свою справу! Отже, маємо кілька порад для які бажають самостійно створити щось масштабне та грандіозне!

Детальну інформацію та консультацію Ви зможете отримати у менеджера рекламного агентства «DMA» Digital Marketing Agency  по телефону: (098) 300 0 310, чи напишіть нам в  зручний для Вас месенджер.
Як організувати конференцію?

Як організувати конференцію?

Конференція (від латинського «confero» – збирати в одне місце) – збори, нарада представників яких-небудь держав, організацій, груп, а також окремих осіб для обговорення певних питань. Конференція може стати чудовою можливістю донести до цільової аудиторії важливу інформацію, проаналізувати обрану тему з усіх аспектів і мотивувати слухачів на будь-які дії. При проведенні подібного заходу потрібно враховувати всі нюанси (підготовленість учасників, способи подання інформації, організаційні та підготовчі заходи). За обсягом інформації і загальної тривалості заходу їх можна розділити на дві основні категорії: великі (конгреси і засідання, що складаються з декількох секцій) і маленькі (лаконічний виклад суті даної теми). За складом учасників і методу проведення конференції бувають: відкриті (без обмежень, за участю всіх присутніх) і закриті (обраний склад, тему розкривають тільки доповідачі).

Чому важливо брати участь в конференціях?

Конференції дуже важливі для бізнесу За призначенням і стилю розрізняють наступні конференції: вузькоспеціалізовані і масштабні; міжнародні та національні; ділові та навчальні; ювілейні та меморіальні. Як провести захід? Успіх будь-якого заходу (не тільки конференції) залежить від двох чинників  від ступеня його підготовленості і від атмосфери його проведення. Саме тому перше, з чого вам слід почати,  це планування. Вам необхідно визначити форму проведення заходу, тематику, коло обговорюваних питань, місце проведення, потенційних партнерів і учасників. Окремо варто подумати над фінансовою стороною питання, в тому числі необхідністю і доцільністю введення організаційного внеску. Не забудьте обговорити дане питання з бухгалтерією вашої організації, щоб передбачувані фінансові витрати можна було розподілити на конкретні статті витрат.

ТЕМА. Перед тим як організувати конференцію, ви повинні чітко розуміти мету її проведення. Коли ви визначитеся з метою, швидше за все, вона наштовхне вас на ту чи іншу тему. Важливо, щоб тема була максимально зрозуміла не тільки для вас, як для організатора, але і для всіх можливих учасників. Забігаючи наперед, можна сказати, що до цього пункту належать також теми і плани доповідачів. Не важливо, відкрита це конференція або захід тільки на запрошення  ви повинні бути в курсі тем доповідей учасників. До того ж, теми мають відповідати загальній спрямованості конференції. Тому зайвим не буде уточнити у всіх доповідачів, теми виступу і короткі тези їх мови.

ДАТА. Здавалося б, тут все гранично ясно  потрібно стежити за календарем подій і вибрати максимально вільний день, щоб ваш захід відвідало якомога більше людей. Але, досить часто, це просте правило залишається непоміченим. Уважно відстежуйте, які ще події очікуються в період проведення вашого форуму. Якщо ви розумієте, що місяць насичений подіями різноманітної спрямованості і масштабів, можливо, краще буде трохи перенести свій захід.

ПОТРІБНО ЗНАТИ. При виборі дня заходу краще уникати дати конференції вашого конкурента. У вас одна цільова аудиторія, а тому ви можете зіткнутися з тим, що, витративши гроші на організацію, ви не отримаєте бажаного результату. Також варто уникати дат офіційних і релігійних свят, важливих суспільних подій. При організації конференції також необхідно враховувати сезон відпусток і канікул. Також краще не проводити конференцію в понеділок, бо люди ще не увійшли в робочий ритм після вихідних і навряд чи захочуть відвідати ваше подія. Краще віддати перевагу середовищі, четверга і п’ятниці.

Делегує ОБОВ’ЯЗКИ Не потрібно намагатися взяти все в свої руки і з усіма обов’язками справлятися самостійно. Ідеальний варіант в цьому випадку  це правильне делегування обов’язків на професіоналів. Дозвольте спеціалізується компанії не тільки забронювати для вас зали для проведення конференцій, але також організувати кейтеринг, при необхідності, домовитися про послуги перекладача, зустріти ваших гостей і організувати їх проживання. Таким чином, ви звільняєте себе для більш важливих завдань  комунікації зі спікерами і т.д. Під час самої конференції розподіліть, хто з ваших співробітників буде відповідати за ту чи іншу область заходи  підготовка спікерів, розсадження гостей, зустріч учасників та ін. До речі про місце проведення. Важливо розуміти, де провести конференцію. Це повинно бути просторе приміщення, до якого зручно доїхати з будь-якої точки міста. МОДЕРАТОР Не економте на Модератори, замовте послуги справжнього професіонала, адже саме від його вмінь, багато в чому, буде залежати атмосфера заходу та дотримання регламенту. По-перше, модератор повинен вміти заповнити паузи між виступами і в перервах між доповідями. По-друге, часто спікери заговорюється, і замість 20-хвилинного виступу можуть проговорити значно довше, що у свою чергу загальмує всю конференцію. Модератор повинен чітко стежити за регламентом і вміти толерантно нагадати спікеру про те, що його час закінчується. По-третє, модератор повинен вміти утримувати увагу слухачів і, можливо, навіть допомагати спікеру під час його виступу, поставити навідні запитання і т.д. Як видно, модератор грає дуже важливу роль в конференції, і в залежності від його професійних якостей, він може як витягнути захід, так і геть його потопити.

ФІНАЛЬНА ПЕРЕВІРКА. Не зайвим буде за день до заходу перевірити повну готовність до нього. Переконайтеся, що у вас готові всі роздаткові матеріали, всі спікери підтвердили свою присутність і знають, як дістатися до місця проведення. Перевірте, чи всі ваші співробітники знають, хто за яку область заходи у відповіді, чи презентації у вас на руках … Така фінальна перевірка не може бути зайвий при організації будь-якого формату заходу, не тільки конференції, але і більш дрібних подій, адже від того, наскільки все злагоджено пройде, будуть залежати загальні враження від всього заходу. Сподіваємося, що наші поради допоможуть при організації вашої конференції і вбережуть вас від можливих проблем.